Le trimestre qui commence est souvent l’occasion de recueillir les besoins de formation, qui permettront d’élaborer votre plan de formation annuel. L’occasion aussi de faire le point sur quatre outils bien utiles mais pas toujours bien exploités, et leur indispensable interconnexion :
- Le descriptif de poste (ou fiche de fonction),
- L’évaluation des compétences lors de l’entretien individuel,
- Le recueil de besoins de formation
- La matrice de compétences (ou tableau de polyvalence)
Chacun de ces outils permet de répondre à diverses exigences des normes ISO9001, 14001, 45001 et associées, mais peu d’entreprises les lient de manière systématique.
Pourtant…
- Le descriptif de poste précise les compétences requises du poste. On va les représenter par un carré.
- La personne qui occupe le poste couvre, autant que possible, avec ses compétences, le carré. Mais il y a toujours des zones non couvertes, qui représente une première partie des besoins de formation.
- On évalue les zones non couvertes lors de l’entretien individuel, le but étant de les couvrir par la formation.
- La matrice de compétence liste toutes les compétences nécessaires dans votre service ou processus.Les zones d’un carré non couvertes par une personne peuvent l’être par ses collègues. Le but est de couvrir les carrés par plusieurs personnes, pour développer la polyvalence.
- Votre SWOT, vos « parties intéressées » dont la direction, le contexte (départs, arrivées…), l’évolution de l’activité, ou le simple souhait de votre collaborateur, font évoluer le carré, faisant apparaitre de nouvelles zones non couvertes, qui entrent également dans les besoins de formation.
Le problème, c’est que ces documents ne s’articulent pas autour d’un outil commun qui permettrait d’assurer leur cohérence. Et de simplifier le processus de recueil des besoins, que les services RH sont parfois seuls à animer. C’est ce que je vous propose de faire, en vous procurant un outil informatique simples Et quelques astuces pour faire de vos tableaux de polyvalence un véritable outil de management :
- Pour identifier les compétences transverses (couvertes par plusieurs services : auditeur interne, SST, pompier etc.), ne faites pas une matrice spéciale, difficile à mettre à jour car souvent sans propriétaire attitré.
- Organisez vos matrices de compétences par processus. Cela donnera une légitimité aux propriétaires de processus pour identifier leurs besoins de formations.
- Associez vos matrices à vos supports de formation : lorsque c’est possible, à chaque compétence (chaque colonne) un lien vers un module de formation, et un test de validation le cas échéant.
- Pour les petites structures, mutualisez vos matrices de compétences en un seul tableau, ce qui permet de filtrer par processus et par service.
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Bon mardi
