Simplifier sa gestion documentaire est un enjeu majeur pour garantir la performance de vos processus, notamment lors des audits qualité. Des documents obsolètes ou mal organisés peuvent non seulement ralentir vos opérations, mais aussi compliquer vos formations internes. Dans cet article, découvrez 3 astuces simples pour améliorer l’organisation de vos documents, faciliter vos audits, et optimiser la performance de votre système documentaire.
Astuce N°1 : mettez des DLU sur vos documents !
Pourquoi votre pied à coulisse a-t-il droit à une pastille « à contrôler avant le… » (même s’il n’a pas servi depuis le dernier contrôle, on en reparlera), alors que des tas de documents obsolètes remplissent parfois vos tableaux d’affichage ? Qui n’a pas soupiré devant une liste de SST, de pompiers volontaires obsolète ? Devant un document qui affiche fièrement le logo de 2019 remplacé deux fois depuis ? Alors, pour que vos affichages soient aussi précis que vos pieds à coulisse, accolez simplement une pastille « à remplacer avant le ». C’est bigrement efficace pour les listes de chargés d’évacuation, de secouristes, de personnes habilitées à entrer dans tel local ou utiliser telle machine… Même votre tableau de polyvalence* gagnera à avoir une date de renouvellement.
- Cela permet d’éviter les documents trop anciens,
- Même s’ils n’ont pas à être modifiés, vos affichages sont parfois abîmés et gagneront à être renouvelés régulièrement,
- Si un document n’est malgré tout pas à jour, ce sera de quelques mois seulement, et limitera le discrédit de votre documentation auprès du personnel, de vos visiteurs et clients, de vos auditeurs…
Une fréquence de renouvellement de 6 mois est adaptée, ou un an si on veut limiter les tâches administratives associées. Pour signaler les dates limite, vous pouvez utiliser votre base de gestion des instruments de mesure (avec une famille d’instruments intitulée « documents »), votre calendrier Outlook ou un simple fichier de suivi.
Astuce N°2 : « autoportez » vos documents, intégrez leur règle d’archivage
L’intégration des règles d’utilisation et modes opératoires sur les supports d’enregistrement (les formulaires à remplir, fiches de suivi etc.), ça ne date pas d’hier : pourquoi écrire un mode opératoire pour expliquer comment utiliser un document, au lieu d’intégrer le mode d’emploi sur le document ?
Mon propos porte davantage sur les règles d’archivage : finie la procédure d’archivage et les tableaux listant les documents et leur durée d’archivage… que personne ne consulte ni parfois respecte. Au pied de chaque document, la simple mention « archivage lieu/ durée : … » permettra à tous les utilisateurs, même les moins avertis, de savoir quoi faire d’un document une fois utilisé ou consulté. C’est particulièrement salvateur pour les documents liés à des exigences réglementaires ou sécurité dans l’automobile, mais reste infaillible quel que soit le document ou le secteur d’activité. Ne pas oublier de mettre « sans archivage » quand c’est le cas pour éviter de remplir nos archives inutilement (par défaut, on garde !).
Astuce N°3 : Numérotez vos affichages comme des œuvres d’art !
Sur le tableau d’affichage, vous aviez parfois aussi remarqué une politique sécurité de l’entreprise qui n’était pas à jour… au point de vous dire qu’il vaudrait mieux la mettre sur le serveur de documents plutôt que de l’afficher. Dommage pour celles et ceux qui n’ont pas accès au serveur !
Pour éviter que quelques exemplaires soient oubliés lors d’une mise à jour (le tampon « diffusion contrôlée » n’a jamais évité qu’un document soit oublié !), pensez à les numéroter : l’exemplaire 1/10 dans l’entrée, 2/10 dans la salle de direction etc. À chaque révision, les 10 exemplaires seront remplacés sans faute moyennant un simple fichier de suivi indiquant le nombre et les lieux d’affichage. Cela fonctionne pour les documents officiels souvent affichés (plans d’évacuation, politiques, chartes, résultats QSE…) mais également pour les documents non affichés mais imprimés à diffusion limitée (plans d’urgence, manuels qualité, POI…).
Voilà 3 idées faciles à mettre en place. Et ce n’est que le début pour simplifier sa gestion documentaire.
Vous voulez dépoussiérer votre système documentaire ? Rendez-vous sur esquali.fr !
